โครงสร้างงานโรงแรม

โครงสร้างการบริหารงานโรงแรม

HOTEL ORGANIZATION CHART

เพื่อเป็นการสร้างพื้นฐานความเข้าใจ ก่อนเริ่มต้นการเรียนรู้ในขั้นตอนต่อไป จึงขออธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างของแผนผังการบริหารงานโรงแรม และสายงานการบริหาร ตามลำดับชั้น ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. คณะกรรมการบริหารโรงแรม<< Board of Director>>

2. กรรมการผู้จัดการ<< Managing Director>>

3. ผู้จัดการทั่วไป <<General Manager>>

ผู้จัดการทั่วไป ( General Manager) หมายถึง บุคคลที่ได้รับการคัดเลือกจากคณะกรรมการบริหาร ให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการทั่วไป บุคคลดังกล่าวอาจเป็นหนึ่งในคณะกรรมการบริหารหรือเป็นบุคคลภายนอก ที่คณะกรรมการบริหารเชิญมาดำรงตำแหน่งให้เงินเดือนเป็นค่าตอบแทน เนื่องจากมีคุณสมบัติที่เหมาะสม มีความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ในการบริหารงานด้านโรงแรม ผู้จัดการทั่วไปมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการบริหาร และควบคุมการปฏิบัติงานของทุกฝ่ายภายในโรงแรมให้ดำเนิน ไปตามเป้าหมายและนโยบายที่คณะกรรมการบริหารของโรงแรมกำหนดไว้ รวมทั้งเป็นผู้ประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ภายในโรงแรมให้สามารถดำเนินงานไปอย่างราบรื่น และสอดคล้องกัน

4. รองผู้จัดการทั่วไป <<Resident Manager>>

ผู้จัดการประจำฝ่ายต่าง ๆ (Resident Manager) หมายถึงบุคคลที่มีความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ในฝ่ายนั้น ๆ โดยเฉพาะ จึงได้รับมอบหมายงานของฝ่ายต่าง ๆ เพื่อทำหน้าที่ดังนี้

1. ดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานภายในฝ่ายของตนอย่างใกล้ชิด

2. รายงานผลการปฏิบัติของฝ่ายที่ตนรับผิดชอบต่อผู้บังคับบัญชา

3. ประสานงานและให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้จัดการทั่วไป

4. รับผิดชอบในทรัพย์สินของฝ่ายตน

5. ปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา

5. ผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไป <<Executive Assistant Manager>>

ผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไป (Assistant General Management) หมายถึงบุคคลที่ได้รับการคัดเลือกจากคณะกรรมการบริหาร โดยอาจเป็นบุคคลในคณะกรรมการบริหาร หรือบุคคลภายนอก ที่คณะกรรมการบริหารเชิญมาดำรงตำแหน่งและให้เงินเดือน เป็นค่าตอบแทน เนื่องจากบุคคลดังกล่าวมีความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ในการบริหารงานโรงแรมเช่นเดียวกับผู้จัดการทั่วไป

6. ผู้จัดการแผนกบุคคล<< Personnel Manager>>

7. สมุห์บัญชี<< Chief Accountant>>

8. ผู้จัดการฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม

<<Food & Beverage Manager>>

แผนกจัดเลี้ยง (The Catering Department) แม้ว่างานของแผนกจัดเลี้ยงจะเป็นเรื่องบริการด้านอาหารและเครื่องดื่มเหมือนกับแผนกอาหารและเครื่องดื่ม แต่ลักษณะของการทำงานมีส่วนแตกต่างกันอยู่ โดยแผนกอาหารและเครื่องดื่มจะดูแลห้องอาหารซึ่งเป็นการบริการแขกกลุ่มย่อย ๆ ในขณะที่แผนกจัดเลี้ยงจะต้องเตรียมการและบริการคนครั้งละ มาก ๆ จึงจำเป็นต้องให้การทำงานมีความคล่องตัว โรงแรมใหญ่ ๆ โดยเฉพาะประเภทที่มีห้องจัดเลี้ยงขนาดใหญ่และหลายห้อง ส่วนใหญ่จึงมักแยกแผนกจัดเลี้ยงออกเป็นอีกแผนกหนึ่งต่างหากจากแผนกอาหารและเครื่องดื่ม สำหรับในเมืองไทย งานจัดเลี้ยงของโรงแรมมักจะเป็นหน่วยงานที่ขึ้นอยู่กับแผนกอาหารและเครื่องดื่ม

9. หัวหน้าพ่อครัว<< Executive Chef>>

กุ๊กใหญ่หรือหัวหน้าแผนกครัว (Head Chef or Executive Chef) บุคคลที่ทำงานในตำแหน่งนี้ไม่ค่อยได้ลงมือทำอาหารเอง ในช่วงมื้ออาหารสำคัญ ๆ เช่น มื้อเที่ยงหรือมื้อเย็น กุ๊กใหญ่จะคอยดูแลควบคุมใบสั่งอาหารที่ส่งเข้ามาแผนกบริการซึ่งรับคำสั่งจากลูกค้าอีกต่อหนึ่ง แล้วตะโกนบอกรายละเอียดไปที่หน่วยต่าง ๆในครัว (ในโรงแรมใหญ่ ๆ ที่ทันสมัยในปัจจุบัน จะใช้ระบบสั่งอาหารทางคอมพิวเตอร์จากแผนกบริการไปที่ครัวเลยทีเดียว) จัดการงานด้านเอกสาร สั่งอาหารสด อาหารแห้ง และเครื่องปรุงต่าง ๆ ออกเมนู ( รายการอาหาร) จัดตารางเวลาและหน้าที่งานสำหรับพนักงานแต่ละคน และดูแลควบคุมการทำงานของพนักงานทั้งหลายในครัว กล่าวโดยสรุปก็คือ ดูแลให้แผนกครัวดำเนินงานไปโดยราบรื่นนั่นเอง นอกจากนี้ หัวหน้าแผนกครัวที่ดีจะต้องคอยตรวจสอบไม่ให้พนักงานใช้ของ แบบทิ้ง ๆ ขว้าง ๆ ที่ก่อให้เกิดการสูญเปล่าโดยใช่เหตุ ดูแลให้ห้องครัวอยู่ในสภาพที่สะอาด ถูกสุขลักษณะ และอาหารที่ทำออกมามีคุณภาพและมาตรฐานสูง ความรับผิดชอบสำคัญประการหนึ่งของหน้าหน้าแผนกครัว ได้แก่ การฝึกอบรมพนักงาน โดยเฉพาะในภาวะที่ขาดแคลนบุคคลากรโรงแรมอย่างทุกวันนี้ที่มีคนเข้าออกมาก หัวหน้าแผนกจึงจำเป็นต้องเป็นครูที่ดีและสนใจเรื่องการสอนงานลูกน้อง มิฉะนั้น ตัวเองจะเหน็ดเหนื่อยมาก เพราะกุ๊กที่เป็นงานมักจะถูกดึงไปทำงานในโรงแรมอื่นด้วยข้อเสนอด้านค่าจ้างที่สูงกว่าอยู่ตลอดเวลา ความเป็นครูกับลูกศิษย์จะช่วยรักษากุ๊กไว้ให้ทำงานอยู่กับตนเองไปได้อย่างน้อยชั่วระยะเวลาหนึ่ง

10. ผู้จัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า

<<Front Office Manager>>

ผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้า (Front Office Manager) มีหน้าที่ดูแลควบคุมให้การดำเนินงานของแผนกต้อนรับเป็นไปโดยราบรื่น และมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ในฐานะที่เป็นหัวหน้าแผนกคนหนึ่งของโรงแรม ยังต้องเกี่ยวข้องกับการคัดเลือกคนเข้าทำงานและให้การฝึกอบรม วางงบประมาณของแผนกและควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามนั้น คาดคะเนระดับอัตราเข้าพัก (occupancy levels) ในอนาคต และวิเคราะห์แนวโน้มของธุรกิจที่ผ่านมาด้วย

11. หัวหน้าแผนกแม่บ้าน<< Executive Housekeeper>>

. หัวหน้าแผนกแม่บ้าน (Executive Housekeeper) รับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมดโดยขึ้นกับผู้จัดการใหญ่ (General Manager) ของ โรงแรม แต่ก็มีบางโรงแรม เหมือนกันที่หัวหน้าแผนกแม่บ้านไปขึ้นกับผู้จัดการส่วนหน้า (Front of House Manager) งานหลัก ๆ ของหัวหน้าแผนกแม่บ้านได้แก่ การตรวจสอบงานส่วนต่าง ๆ ของแผนกว่าได้มาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่าย จัดตารางเวลาการทำงานของพนักงานและการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังต้องรับผิดชอบกุญแจต่างๆ ที่จ่ายให้พนักงานไป ในบางโรงแรม หัวหน้าแผนกแม่บ้านอาจจะดูแลควบคุมห้องเก็บอุปกรณ์ทำความสะอาดเอง แต่บางโรงแรมก็มอบหมายความรับผิดชอบนี้ให้หัวหน้าแม่บ้านอาวุโสคนใดคนหนึ่ง ในการทำงานหัวหน้าแผนกแม่บ้านต้องทำงานประสานอย่างใกล้ชิดกับแผนกต้อนรับส่วนหน้าเกี่ยวกับห้องพักที่พร้อมจะขาย ( ให้เช่า) ได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องประสานงานกับแผนกซ่อมบำรุงเพื่อให้มาช่วยซ่อมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่อาจจะชำรุดเสียหาย ทั้งที่อยู่ภายในห้องพักเองและบริเวณอื่นในโรงแรม

12. ผู้จัดการฝ่ายขายและประชาสัมพันธ์

<<Sales & Public Relation Manager>>

แผนกขายและการตลาด (Marketing/Sales) อันที่จริง พนักงานทุกคนที่ทำงานในโรงแรมมีบทบาทในการขายทั้งนั้น บางคนบาง กลุ่มมีหน้าที่ขายโดยตรง อย่างในกรณีของพนักงานบริการด้านอาหารและเครื่องดื่ม แต่บางกลุ่มก็ช่วยในการขายโดยทางอ้อม เช่นกรณีพนักงานแผนกครัว แผนกแม่บ้าน และแผนกอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้โรงแรมขายได้โดยการทำงานที่มีคุณภาพ

แผนกประชาสัมพันธ์ (Public Relations) พนักงานโรงแรมที่มีหน้าที่ที่ต้องติดต่อกับแขกถือได้ว่ามีบทบาทในเชิงประชาสัมพันธ์ อยู่ด้วย แต่ในบางโรงแรมเฉพาะโรงแรมขนาดใหญ่ จะมีเจ้าหน้าที่ซึ่งรับผิดชอบงานด้านนี้โดยตรงเรียกว่า ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์ หรือเจ้าหน้าที่แผนกประชาสัมพันธ์ อย่างไรก็ดี บางฝ่ายบริหารก็เอาหน้าที่นี้ไปฝากไว้กับเจ้าหน้าที่ที่ทำงานในหน้าที่อื่นอยู่แล้ว เช่น เลขานุการผู้จัดการใหญ่ เป็นต้น

13. เลขานุการส่วนกลาง<< Central Secretary>>

14. เสมียนส่วนกลาง<< Central Clerk>>